Databeskyttelsespolitik
1.1 Disse betingelser for behandling af personoplysninger (herefter benævnt "betingelserne") finder anvendelse i forhold til behandling af dine personoplysninger i Mentoclub (https://holbaekkaratedo.mento.club/).
1.2 Ved personoplysninger forstås enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person jf. Persondataforordningen og Databeskyttelsesloven.
1.3 Hvis du ikke acceptere betingelserne, skal alt brug af Mentoclub ophøre. Ved at fortsat brug af Mentoclub acceptere du betingelserne og giver hermed dit samtykke for den nævnte behandling af data.
1.4 Såfremt du er under 16 år gammel, skal disse betingelser godkendes af forældre eller værge.
1.5 Alle personoplysninger, der behandles af Mentoclub, er beskyttet af Persondataforordningen og Databeskyttelsesloven. Der føres tilsyn af det danske datatilsyn, se evt. https://www.datatilsynet.dk/
2.1 Holbæk Karate-Do er dataansvarlig for de personoplysninger som vi indhenter om dig. Holbæk Karate-Do kontaktoplysninger er følgende:
3.1 Mentoclub ApS vil blive betragtet som databehandler i det omfang vi behandler persondata på dine vegne. I det omfang vil behandlingen udelukkende ske efter instruks fra dig eller dataansvarlig.
Mentoclub ApS kontaktoplysninger er følgende:
3.2 Mentoclub ApS er instrueret alene til at behandle personoplysningerne med det formål angivet under punkt 5.
Mentoclub ApS behandler eller anvender ikke personoplysningerne til andre formål end angivet heri. Herunder overførsel af personoplysninger til et tredjeland eller en international organisation medmindre Mentoclub ApS er forpligtet hertil efter EU-retten eller lovgivningen i en medlemsstat, som Mentoclub ApS er underlagt. I disse tilfælde vil dataansvarlig og personen som data vedrører bliver underrettet om denne juridiske forpligtelse inden denne påbegyndes, medmindre pågældende lovgivning på baggrund af vigtige samfundsinteresser forbyder en sådan underretning.
3.3 Såfremt Mentoclub ApS skønner, at en instruktion fra dataansvarlig er i strid med Persondataforordningen, databeskyttelseslovgivningen eller anden EU-ret eller lovgivningen i en medlemsstat, vil Mentoclub ApS give besked herom.
3.5 Mentoclub ApS skal behandle personoplysninger i overensstemmelse med gældende dansk Databeskyttelseslov, herunder Persondataforordningen.
3.6 Mentoclub ApS skal sikre at de personer der er autoriseret til at behandle personoplysningerne, har forpligtet sig til fortrolighed eller underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt.
3.7 Mentoclub ApS træffer de nødvendige tekniske og organisatoriske sikkerhedstiltag mod, at oplysningerne tilfældigt eller ulovligt bliver slettet, fortabt, forringes eller ændret, videregives eller gøres tilgængelig uden autorisation eller i øvrigt misbruges eller behandles i strid med lovgivningen, herunder Persondataforordningen.
3.8 Fastsættelse af de passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger skal ske under hensynstagen til: Det aktuelle tekniske niveau, omkostningerne ved implementeringen samt behandlingens karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder.
3.9 Mentoclub ApS kan mod anmodning fra dig give dig tilstrækkelige oplysninger til, at du kan påse, at de nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedstiltag er truffet. Mentoclub ApS vil skulle afregnes særskilt og efter medgået tid og materialer for at håndtere forespørgsler og opgaver i henhold til betingelserne.
4.1 I forbindelsen med din indmeldelse i Holbæk Karate-Do og brugen af Mentoclub, foretages indsamling af oplysninger om dig, enten ved at du selv angiver disse oplysninger i Mentoclub (https://holbaekkaratedo.mento.club/), ved at bestyrelsen, trænerne eller administratorerne i Holbæk Karate-Do angiver oplysninger om dig.
4.2 Der indsamles følgende personoplysninger i forbindelse med indmeldelse og brugen af Mentoclub: Fornavn, efternavn, fødselsdato, køn, adresse, postnummer, telefonnummer, e-mail, i nogle tilfælde familierelation, indmeldelsesdato, oplysninger omkring hold du er tilknyttet, kontingentgruppe, events du er tilmeldt, seneste beskeder der er sendt til dig og om de er læst, købshistorik, statistik og i nogle tilfælde oplysninger om bæltegrad/kunnen indenfor aktiviteten der udbydes af Holbæk Karate-Do. Mentoclub indsamler eller behandles der ikke følsomme personoplysninger, men udelukkende almindelige personoplysninger.
Data gemmes i op til 36 måneder efter udmeldelse.
4.3 Du har altid mulighed for at redigere oplysningerne via din medlemsprofil eller via kontakt til Holbæk Karate-Do.
4.4 Der registreres kun oplysninger på medlemmer af Holbæk Karate-Do, dette sker ved at medlemmet selv indtaster disse eller en administrator, bestyrelsesmedlem eller træner fra Holbæk Karate-Do gør dette på medlemmets vegne, i så fald skal de sikre at have forudgående godkendelse heraf.
4.5 Behandling af data sker i forbindelse med udsendelse af kontingentopkrævninger, udsendelse af beskeder og invitationer, generering af statistik og medlemslister.
4.6 Personoplysninger behandles fortroligt og formidles ikke videre til tredjemand eller kopieres medmindre dette er nødvendigt for at varetage Mentoclub ApS’ forpligtelser overfor Holbæk Karate-Do eller medlemmerne og såfremt denne, til hvem personoplysninger overlades, behandler disse fortroligt.
4.7 Mentoclub ApS og dataansvarlig, begrænser adgangen til personoplysningerne til de medarbejder, for hvem det er nødvendigt at have adgang til personoplysningerne for at kunne opfylde deres forpligtelser.
5.1 Formålet med at foretage databehandlingen er at lade Holbæk Karate-Do og medlemmet anvende Mentoclub. Mentoclub er et IT-system som tilgåes via internettet, og som er hostet og drevet af Mentoclub ApS.
Mentoclub hjælper med at behandle og indsamle data på vegne af Holbæk Karate-Do omkring dens medlemmer, herunder oplysninger benævnt i punkt 4.2. Dette indebærer også videregivelse af oplysninger på vegne af Holbæk Karate-Do til underleverandører.
5.2 Behandlingsformålet af dine oplysninger er for at sikre din mulighed for at anvende Mentoclub i forbindelse med dit medlemskab af Holbæk Karate-Do. Endvidere er formålet at give bestyrelse, administratorer, trænere og klubber som du er tilknyttet mulighed for at administrere dine data, i den forbindelse administrere dine kontaktoplysninger, de hold du er tilknyttet, de kontingentgrupper du er tilknyttet, sikre korrekt opkrævning, se tidligere opkrævninger, sende dig beskeder både på SMS og e-mail, anvende billede af dig på siden, generere både personlig og anonym træningsstatistik og medlemsstatistik, anvende oplysningerne som betingelser for deltagelse i events, samt videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF og kommune i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med dit medlemskab af Holbæk Karate-Do. Det vil omfatte (listen er ikke udtømmende) indberetning af medlemsdata til specialforbund til brug for opgørelse af medlemstal, deling af kontaktoplysninger til brug for kommunikation vedr. forbundsspecifikke emner og begivenheder, dokumentation af medlemskab i forhold til tilskud fra kommunen og lignende.
Data gemmes op til 36 måneder efter udmeldelse til brug for indberetning til interesseforbund og dokumentation herfor.
5.3 Mentoclub ApS må gøre brug af underdatabehandlere, på tidspunktet for godkendelse af betingelserne anvender Mentoclub ApS de nævnte underleverandører under punkt 5.4. Ved ændring af disse vil der ske underretninger herom. Såfremt ændringen ikke kan godkendes skal Mentoclub uden unødig venten fra underretningen have dette oplyst og der kan alene gøre indsigelse, såfremt man har rimelige, konkrete årsager hertil. I så fald skal alt brug af Mentoclub ophøre.
5.4 Underleverandører:
Amazon Web Services, Inc.
410 Terry Ave North
Seattle, WA 98109-5210
USA
Data ligger hostet og bliver behandlet i Irland.
Videregivne oplysninger: Alle indsamlede oplysninger.
Formål: Drift af Mentoclub.
QuickPay ApS
Østergade 25, 1. tv.
8000 Århus
Danmark
Videregivne oplysninger: Medlemmets ID nummer og opkrævningsbeløb
Formål: Forestå betalingstransaktioner, herunder indhentelse og opbevaring af betalingskortoplysninger.
ONLINECITY.IO ApS
Buchwaldsgade 50
5000 Odense C
Danmark
Videregivne oplysninger: Medlemmets telefonnummer og beskeds indhold.
Formål: Udsendelse af SMS-beskeder til medlemmerne.
6.1 Som bruger af Mentoclub har du ret til at få indsigt i de personoplysninger som dataansvarlig har registreret om dig. Endvidere er du berettiget til at gøre indsigelse mod den behandling Mentoclub ApS foretager.
Mentoclub ApS vil skulle afregnes særskilt og efter medgået tid og materialer for at håndtere forespørgsler og opgaver i henhold til betingelserne.
6.2 Såfremt de oplysninger Mentoclub ApS behandler for dig ikke er korrekt eller misvisende, kan du foretage rettelse af disse, hvis det ikke er muligt for dig selv at rette disse data kan du rette henvendelse til dataansvarlig.
6.3 Enhver henvendelse omkring indsigt, rettelse eller indsigelse mod behandling af dine personoplysninger skal ske til dataansvarlig på nedenstående kontaktoplysninger.
7.1 Du kan til enhver tid trække dit samtykke for indsamling og behandling af dine personoplysninger tilbage, dette gøres ved sletning/udmeldelse af din medlemskonto i Mentoclub.
7.2 Hvis din medlemsprofil slettes gemmes dine data i op til 36 måneder efter udmeldelse til brug for indberetning til interesseforbund, kommune og som dokumentation herfor. Herefter vil dataene blive anonymiseret.
8.1 Mentoclub ApS og dataansvarlig er til hver en tid berettiget til at foretage ændringer af disse betingelser. Såfremt der foretages ændringer vil du blive orienteret om dette ved udsendelse af en orienteringsbesked eller i forbindelse med dit næstkommende login på Mentoclub.
8.2 Hvis du ikke kan acceptere de opdaterede betingelser, har du ikke mulighed for fremadrettet at anvende Mentoclub og du skal derfor slette/udmelde din profil.
8.3 Mentoclub ApS kan overdrage sine rettigheder og forpligtelser uden forudgående samtykke, forudsat at den til hvem rettigheder eller forpligtelser overdrages, forpligtes til at behandle personoplysningerne i overensstemmelse med de eksisterende betingelser.
9.1 Mentoclub anvender cookies.
9.2 Hvad er cookies?
En cookie er en lille tekstfil, der lagres på din computer el. tilsvarende for at kunne genkende den. Der er ingen personlige oplysninger gemt i vores cookies, og de kan ikke indeholde virus.
9.3 En cookie sletter sig selv efter et vist antal måneder (kan variere), men de vil automatisk blive fornyet efter hvert besøg.
9.4 Du sletter eller blokerer en cookies ved at følge denne vejledning https://minecookies.org/cookiehandtering.
9.5 Formål med cookies på vores website:
- Teknisk funktionalitet, så vi kan huske dine indstillinger.
- Trafikmåling, så vi ved hvor mange, der besøger vores site og kan dokumentere dette over for annoncører.
9.6 Google Analytics
Websitet bruger cookies fra Google Analytics til at måle trafikken på websitet.
Du kan fravælge cookies fra Google Analytics her: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout